Project Portfolio Management – De kunst van het runnen van veranderfabrieken binnen bedrijven
door Mark Kouwenhoven, directeur van nThen en docent Projectmanagement aan de Hogeschool Utrecht
Als PRINCE2-ambassadeur is dit artikel gepubliceerd door PeopleCert https://lnkd.in/ewms3S_2
op 26 augustus 2024. (10 minuten leestijd)
Portfolio management houdt toezicht op verschillende projecten, over functies en zelfs regio’s heen, en is het verschil tussen strategisch succes en falen. Net als het leven: het stopt nooit.
Deze discipline is vergelijkbaar met het runnen van de veranderingsfabriek binnen een organisatie – ervoor zorgen dat de juiste strategische projecten worden gefinancierd en van middelen voorzien, en nog belangrijker, dat er vooruitgang wordt geboekt.
Toch is het gebruikelijk dat mensen denken dat alleen de grote projecten onder de verantwoordelijkheid van een portfolio managementteam vallen. Het gaat echter niet om groot of klein, duur of goedkoop, maar om de beste uitkomsten, de grootste voordelen, de grootste veranderingen; en hoe een roadmap van projecten bijdraagt aan het succesvol realiseren van de bedrijfsstrategie.
Het is een cruciaal concept om te begrijpen en daarom is het belangrijk om de theorieën van project-, service- en risicomanagement om te zetten in praktijkvoorbeelden. Alleen dan kunnen beginnende project-portfolio-managers zien hoe hun rol essentieel is voor het algehele succes van het bedrijf.
Strategie omzetten in realiteit
PRINCE2 Portfolio Management – (voorheen MoP) – en PRINCE2 Project Management bieden een reeks hulpmiddelen om de theorie van portfoliomanagement aan studenten uit te leggen. Casestudy’s brengen deze kennis tot leven. Ze bieden perspectief en mengen best practices en leidende principes met de realiteit en pragmatiek die nodig zijn in echte zakelijke situaties.
De projecten die het bedrijf besluit uit te voeren, zijn wat het moet doen of veranderen om de strategische doelen te realiseren. Zie het zo: verandering is een instrument om voordelen te realiseren. De uitkomsten worden bepaald door de strategische doelstellingen, de missie en de visie. Deze bepalen de meetbare doelen van de acties die groei, productiviteit en winstgevendheid beïnvloeden.
IT-projecten: slechts een deel van het portfoliobeeld
Helaas wordt vaak aangenomen dat grote IT-projecten de enige zijn die onder de verantwoordelijkheid van portfoliomanagement vallen.
Ja, sommige projecten hebben technische aspecten, maar de hoofdzaak van het project kan zijn om een reeks processen te herzien, een nieuw strategisch leverancierspartnerschap te vestigen of zelfs te zorgen voor naleving van regelgeving.
Voor sommige bedrijven kunnen dit grote projecten zijn. Wat echter bepaalt waar ze in de prioriteiten van het portfolio vallen, is de schaal van de voordelen die ze opleveren. Soms zijn het de kleinste projecten die de grootste impact hebben.
Dit is waar portfoliomanagement zijn kracht toont. Het biedt een compleet overzicht van wat er gebeurt, wanneer, hoe, waarom, met wie, en biedt de richting die nodig is om de algehele strategische doelstellingen te bereiken.
Portfoliomanagement richt zich altijd op de toekomst
Vliegtuigen stijgen overal ter wereld op vanuit verschillende plaatsen en op verschillende hoogtes om landen over te steken. Wanneer ze landen, geeft de lokale luchtverkeersleiding voorrang aan bepaalde vliegtuigen, terwijl ze ook het opstijgen van andere coördineren. Het doel is om de schema’s en veiligheid te handhaven op een manier die de toekomst niet negatief beïnvloedt.
Dit geldt ook voor een portfolioteam. Het onderzoekt of projecten in de juiste volgorde, op het juiste moment en met de juiste middelen worden uitgevoerd.
En natuurlijk, wanneer het portfolioteam een project “landt”, maakt het “lucht” vrij voor het volgende. Het proces is voortdurend in beweging, anders dan bij projecten, die een begin en einde hebben. Toch weten we uit de afgelopen jaren dat economie, politiek en consumentenvertrouwen de strategie beïnvloeden. Dus portfolioteams werken voortdurend naar nieuwe strategische doelen toe; ze staan nooit stil en zijn altijd gericht op de toekomst.
Verandering vereist een eigen cultuur
Ik zie ook parallellen in cultuurgedrag.
Portfolioteams moeten ervoor zorgen dat de beslissingen die ze nemen ook een nieuwe manier van werken ondersteunen. Cultuur is cruciaal, want – zoals vele theorieën uitleggen – alleen wanneer mensen de verandering accepteren als een normaal onderdeel van het dagelijks zakendoen, worden de gewenste voordelen gerealiseerd.
Toch waarschuw ik portfolioteams altijd om te erkennen dat te veel verandering contraproductief kan zijn. Er zijn natuurlijke grenzen aan wat mensen en een bedrijf kunnen absorberen qua verandering.
Soms kan het nuttig zijn om experimentele projecten te gebruiken om te testen hoe ze de bedrijfsdynamiek beïnvloeden. Een project van zes maanden kan bijvoorbeeld inzicht geven in de mogelijke gevolgen van een langere periode van verandering voor de cultuur en portfolio-prioriteiten.
Dit begrip kan bijzonder nuttig zijn voor stakeholder engagement en communicatie, twee kernvaardigheden die elke portfoliomanager nodig heeft. PRINCE2 Portfolio Management en PRINCE2 Project Management, en hun nadruk op het leveren van waarde, kunnen helpen deze vaardigheden te ontwikkelen.
Levenservaring toepassen in portfoliomanagement
Als mensen hun carrière verder willen ontwikkelen dan de kennis uit studieboeken, zouden ze moeten overwegen hoe hun levenservaring hun leerproces kan aanvullen.
Ons leven is niet lineair. We maken plannen van dag tot dag, week tot week, jaar tot jaar en werken in verschillende omgevingen met verschillende mensen. We hebben gezinnen om te ondersteunen, vrienden om plezier mee te hebben, vakanties om te nemen, gezondheid om te beschermen, huizen om schoon te houden. Het moet allemaal gebeuren, maar soms doen we het in een andere volgorde om de harmonie en balans te bereiken die we op dat moment nodig hebben.
Portfoliomanagement is niet anders en vooruitgang moet altijd aansluiten bij een duidelijk resultaat. Dus de vaardigheden die we bezitten om een vol leven te leiden, zijn net zo relevant voor onze carrièreontwikkeling.